São vários os aspectos que podem elevar o seu negócio a um patamar acima dos demais. Ter um site, uma boa hospedagem de site e investir em Marketing Digital são alguns deles. Nesse contexto, também não dá para deixar de lado a ideia de ter um e-mail profissional.
Interagir com fornecedores e clientes utilizando um e-mail corporativo faz toda a diferença para o seu negócio, pois isso confere a ele mais credibilidade e profissionalismo.
No entanto, para que o e-mail corporativo realmente traga vantagens para o seu empreendimento, é fundamental pensar na segurança dele. Por isso, confira abaixo alguns temas relevantes sobre o assunto.
Dicas para tornar o e-mail profissional mais seguro
Um dos principais requisitos para tornar o seu negócio competitivo na era digital é a segurança. Isso vale para todos os aspectos, inclusive os canais de comunicação, como o e-mail, por exemplo.
O e-mail é um canal que normalmente está exposto a ataques de hackers e vírus. Por esse motivo, é sempre bom ficar atento aos recursos que o tornam mais seguro. Garantir a proteção do e-mail da sua empresa é manter as portas fechadas para ameaças.
Não custa lembrar ainda que são várias as ameaças que podem trazer danos muitas vezes irreversíveis para o seu negócio. O phishing, por exemplo, é uma das mais conhecidas no atual contexto da era digital.
Por meio desse tipo de abordagem, os cibercriminosos conseguem pescar dos usuários vários tipos de informações fundamentais, que vão desde senhas a números de cartão de crédito.
Sendo assim, para garantir a qualidade e o profissionalismo do seu negócio priorizando a segurança, preste atenção nessas dicas a seguir.
1 – Cuidado com links e anexos desconhecidos
Não há como garantir a segurança no e-mail corporativo sem tomar o devido cuidado com os links e anexos que normalmente chegam todos os dias na rede da sua empresa.
A atenção a eles é importante, pois eles são os caminhos fáceis para hackers chegarem até o seu negócio. É por meio de spams com links e arquivos anexados às mensagens que criminosos conseguem facilmente invadir os sistemas.
Além disso, é importante ter em mente que os cibercriminosos são bem criativos quando o assunto é estimular você a clicar no link ou o download de arquivos maliciosos.
Com isso, não é por acaso que muitas dessas armadilhas chegam na forma de atualização de dados da conta bancária, cobranças ou até mesmo problemas com CPF. Com isso, os funcionários mais desatentos efetuam os cliques e o estrago está feito.
Dessa forma, com apenas um click nesses materiais, um vírus pode ser instalado na máquina e facilmente espalhado por toda a empresa, aumentando a dificuldade do combate ao malware.
Para evitar tais transtornos, é necessário desconfiar de e-mails recebidos, sempre tendo o devido cuidado ao acessar ou baixar o conteúdo de mensagens de contatos desconhecidos.
2 – Treinamento da equipe
Diante disso, é importante adotar uma política de cuidado na sua empresa, mantendo os funcionários a par dos riscos envolvendo o download de links e anexos. Por isso, vale criar e aplicar boas práticas de segurança digital na empresa.
Lembre-se que nem todos os colaboradores sabem distinguir um e-mail malicioso de um e-mail com conteúdo realmente importante.
Por isso, é pertinente elaborar um manual de boas práticas de uso do e-mail profissional na empresa, estabelecendo um uso mais adequado da ferramenta pelos usuários.
Neste manual você pode apresentar soluções importantes, que vão desde maneiras seguras de usar o e-mail até mesmo como proceder quando dar de cara com um e-mail suspeito, por exemplo.
3 – E-mail criptografado
Normalmente os e-mails corporativos apresentam como uma de suas características principais a oportunidade das empresas gerenciarem informações confidenciais dos seus procedimentos.
Tudo isso evitando que informações importantes sejam enviadas pelas contas pessoais dos funcionários. Para garantir esse controle vem a possibilidade de criptografar as mensagens.
Ainda que demande um bom esforço, a criptografia é uma solução capaz de evitar que os dados da sua empresa caiam nas mãos de cibercriminosos.
Desse modo, com o intuito de realizar de forma adequada essa tarefa, é possível contar com uma empresa especializada em segurança de rede. Ou, caso haja a possibilidade, de solicitar os serviços da equipe de TI interna.
4 – Confiabilidade no sistema de metadados
É impossível falar em segurança sem tocar no assunto dos metadados. Eles são protagonistas importantes na tarefa de manter a segurança do seu e-mail corporativo.
Os metadados possuem o objetivo de garantir que as mensagens estejam seguindo os padrões de segurança adequados de proteção. Para isso eles possuem vários elementos que ajudam a averiguar a segurança das mensagens.
Desse modo, os metadados proporcionam uma análise mais detalhada do conteúdo recebido e enviado, permitindo a identificação de padrões, de reparação de erros e a otimização de recursos gastos.
Com isso, ao ter à disposição um sistema de metadados eficiente, fica mais fácil evitar problemas, reduzindo o tempo gasto na hora de avaliar a confiabilidade das mensagens.
5 – Ferramenta antispam
A utilização de uma robusta ferramenta antispam também deve estar na lista de dicas de proteção. Várias plataformas de e-mails convencionais disponibilizam esse tipo de serviço, mas em se tratando da segurança da sua empresa, um cuidado a mais é importante.
Por causa disso, ter à disposição um software de proteção antispam próprio é um passo importante para garantir a proteção do seu e-mail corporativo.
Uma dessas ferramentas, que atualmente ganha destaque no cenário de segurança digital, é o antispam corporativo FortiMail, gateway de e-mail desenvolvido pela empresa norte-americana Fortinet.
Essa solução disponibiliza um sistema que possui multicamadas. Entre as suas principais funcionalidades, está a capacidade de detectar e de realizar filtragem nos spams, diminuindo de forma considerável a quantidade de mensagens invasivas que chegam ao e-mail.
Além do mais, por causa das atualizações frequentes, o software garante a segurança da rede atualizada, com isso ele impede a entrada de vírus e programas maliciosos.
Proteger o e-mail corporativo é mais que essencial
O e-mail é um dos mais eficientes canais de interação e comunicação nas empresas. Além disso, com um e-mail profissional é possível usar uma das ferramentas mais famosas dentro do Marketing Digital que é o E-mail Marketing.
Da mesma forma, com um e-mail corporativo é possível usar o seu próprio domínio para criar endereços personalizados e únicos para a sua marca.
Eis aí uma das razões para ele se tornar, inclusive, uma importante ferramenta para qualquer negócio. Por essa razão, poder contar com um e-mail profissional para o seu negócio é tão importante quanto ter um blog ou site em WordPress, por exemplo.
O e-mail corporativo traz mais credibilidade para o seu negócio, o tornando mais competitivo e relevante para o seu público de consumidores.
Além disso, a segurança é um requisito importante para garantir uma boa presença digital, uma eficiente Experiência de Usuário e atendimento de qualidade.
Portanto, não deixe de seguir essas dicas e, desse modo, garantir a segurança do e-mail da sua empresa.
